Контекстное планирование: 4 шага для повышения продуктивности

Контекстное планирование — это гибкое планирование без привязки ко времени. Оно применяется как для личных дел, так и для управления бизнесом. Такая организация экономит время и силы при выполнении заданий. Мы не подстраиваемся под конкретное время и место, а решаем задачу, когда возникнут все подходящие условия.

В статье разберём: в чём суть метода, что такое контексты и какие они бывают. И главное, составим пошаговый план внедрения контекстного планирования в повседневную жизнь.

Что такое контекстное планирование

Контекстное планирование является техникой тайм-менеджмента, которая предлагает делать задачи не в фиксированное время, а в самый благоприятный момент для их выполнения. С ней легко не терять из виду задачи, которые уже множество раз перенесли.

Для начала вспомним принцип обычного планирования по времени. Появилась задача, и мы ищем, на какое время её поставить. Втиснуть в расписание. Такой способ работает с делами, которые нужно выполнить в определённый день или даже час. Например, у вас запись к врачу на пятницу 13:00. 

Но не для всех подходит календарное (линейное) планирование. Купить сыр, покрасить забор, почитать книгу. А что если сегодня не получается их сделать: дождь пошёл, настроения нет или завалили делами на работе. Технику контекстного планирования удобно использовать, когда нет гарантии, что мы сможем выполнить эту задачу в конкретный день.

Линейное планирование подходит для жёстких задач, привязанных ко времени. Контекстное решает гибкие задачи, которым нужны различные условия. Условия называются контекстами — удачными моментами, когда дело можно выполнить быстро и эффективно. 

Какими бывают контексты

В системе тайм-менеджмента принято 4 вида контекстов: люди, места, внешние и внутренние обстоятельства. Они зависят от:

Рядом ли нужный человек

Решение задачи невозможно без другого. Например, когда встречу соседа, отдам ключи. Или попрошу переустановить Windows, когда увижу сисадмина.

Где вы находитесь

Дела связаны с определённым местом и решаются только в нём. Вы не сможете самостоятельно прибить полочку в ванной, находясь в офисе. Или забрать бумаги из офиса, сидя дома.

Что происходит

Выполнение задачи связано с обстоятельствами, которые не зависят от вас. Погода, законодательство, курс валют. Не всем нравится бегать под дождём. Лучше перенести пробежку на солнечный день.

Что вы чувствуете

На некоторые задачи нужно вдохновение или просто хорошее настроение. Сложно заставить себя что-то делать, если хочется весь день лежать в кровати и отдыхать. Например, напишу рассказ, когда будет вдохновение. 

Также понятия контекстов могут переплетаться. Спрошу начальника о повышении, когда буду в офисе, если у меня будет настроение рассказывать о своих лидерских качествах, а компания не несёт убытки. Это утрированный пример, но в нём все четыре вида контекста. Не используйте больше двух контекстов.

Если совсем уходить от календарного планирования нет возможности или желания. Но  хочется наладить порядок в накопившихся делах, которые не получилось привязать ко времени. Используйте гибкие временные контексты:

• Время суток. Утром, вечером.
• Распорядок дня. Дело привязано не к фиксированному времени, а периоду. По дороге домой, на обеденном перерыве.
• Дни недели. В выходные, по понедельникам. (Без даты)
• Месяцы и сезоны. Например, выполнить дело в начале лета или в сентябре.

Как перейти на контекстное планирование

Наладить систему контекстного планирования довольно просто. Достаточно выполнить 4 шага по порядку.

Шаг 1: выпишите все задачи

Просмотрите ежедневники, заметки и выпишете из них все актуальные дела. Вспомните, что вы давно хотели сделать, но не находили подходящего времени. 

Чтобы выявить все цели, полезна техника «Выгрузка мозга».

1. Выпишите все дела, которые накопились в жизни. Ключевое слово — ВСЕ. 
2. Отложите список.
3. В течение дня дописывайте его.

Шаг 2: определите личные контексты

Чтобы составить свои контексты, а не использовать готовые, оцените свои:

• привычки, 
• род деятельности, 
• образ жизни. 

Ответьте на вопросы. Что вам часто мешает начать задачу? Где вы их выполняете? Когда лучшее время для них?

Так получится индивидуальный набор условий, который подходит именно вам. Не привязывайтесь к уже созданным контекстам, здесь нет единственно правильного варианта. Но учитывайте, что оптимальное количество основных списков, чтобы не запутаться — 7. На картинке примеры личных контекстов. 

Шаг 3: сгруппируйте 

Теперь у вас есть и список дел, и список контекстов. Соедините полученное, а точнее, разложите дела «по полочкам». Возможно, какие-то контексты не подходят или возникнут новые. Дописывайте, меняйте, пока не получится удобный вариант.

Шаг 4: приступайте к практике

Теория без практики — ничто. Попробуйте выполнить несколько задач из контекста, в котором вы сейчас находитесь. Выполняете эти шаги дома — начните парочку дел из списка «Дом». Планировали сходить в магазин — загляните в «Магазин» или «Список продуктов».

Контекстное планирование в ЛидерТаске

Что может сделать контекстное планирование наиболее эффективным? Таск-менеджеры. Это удобно, потому что телефон всегда под рукой, а с веб-версиями приложения легко зайти в аккаунт на компьютере. Рассмотрим, как организовать контекстное планирование с помощью ЛидерТаска.

Метки

Сначала нам нужно создать метки для всех общих контекстов: люди, места, внутреннее состояние. И добавить в них подметки: сосед Федька, офис, дача, когда вдохновение.

Как только мы окажемся в определённом контексте. Например, пришли домой. Открываем ЛидерТаск и находим метку с подходящим контекстом. Такой список задач получится в подметке «дом». 

Для новой задачи следует сразу прописывать метки. Это самый эффективный способ расставить контексты. Но есть ещё два неочевидных.

Доски

Инструмент «Канбан-доски» поможет видеть всё сразу. Как бонус, можно красиво оформить. Лучше работает, когда списков немного, 5-7. 

Вверху колонок их название (контексты): дом, работа, вдохновение. Карточки — это нерешённые задачи. 

Выбирайте важное и продуктивное именно для вас. Добавляйте карточки-задачи по мере необходимости и вычёркивайте завершённые. Также есть возможность добавить дополнительные параметры:

• бюджет (подходит для покупок), 
• чек-лист (прописать микрозадачи или шаги), 
• обложку (оформить фон доски), 
• цвета (оформить колонки).

Доски в ЛидерТаск созданы по методу Kanban. Подробнее об этом методе мы рассказали в отдельной статье.

Проекты

Ещё более неочевидный способ — основные виды контекстов назначить проектами. А в подпроекты добавить личные контексты. Например, проект «места», подпроекты в нём — «офис», «дом», «дача». В каждом подпроекте записаны дела, которые следует выполнить, когда наступит подходящая ситуация.

Из плюсов — такая организация всегда на виду. «Напала муза» и не отпускает? Откройте подпроект «когда вдохновение» и выберите дело из списка.

Главное, что стоит запомнить

Контекстное планирование — это гибкий метод тайм-менеджмента без жёстких рамок и дедлайнов. Оно помогает не переставлять дела на потом и работать продуктивнее. В его основе 4 вида контекстов: люди, места, внешние и внутренние обстоятельства. Контекст — удачное условие, в которое дела выполняются без лишних усилий. 

Найдите свои личные контексты и распределите по ним задачи. Но учитывайте, что метод не поможет в ситуации со срочным делами.