Контроль исполнения поручений

Несвоевременное, некорректное исполнение поручений руководителя – распространённая проблема современных компаний. Причина – отсутствие мотивации сотрудников. Понимая, что работу никто не будет оценивать, проверять, они перестают относиться к ней серьёзно. Результативность персонала снижается, ситуация в коллективе дестабилизируется, а компания не дополучает прибыль. Избежать проблем с выполнением поручений поможет регулярный мониторинг выполнения задач.

Как работает контроль исполнения поручений

Практически все компании имеют иерархическую структуру, где руководитель даёт распоряжения подчинённым, указывая сроки выполнения. Чтобы добиться результата, мало поставить задачу перед сотрудниками. Нужно убедиться, что каждый понял её суть, проконтролировать ход выполнения.

Если речь идёт о небольшой фирме из нескольких человек, это сделать несложно. В крупных компаниях, с большим количеством работников, выполняющих разнообразные по сложности и объёму дела, важно настроить чёткую систему контроля исполнения поручений, представляющую собой систематизированную проверку работы персонала компании.

Контролируя выполнение поручений руководителя, легко обнаружить отклонения от результата, действий сотрудников, внести коррективы.

Виды контроля

Контроль поручений может быть:

• Предварительным. Осуществляется на фазе подготовки проекта. До выдачи задания сотруднику, руководитель уточняет, есть ли у него ресурсы, возможность исполнения поручения.
• Входящим (понятийным). Проводится с целью понимания, знает ли исполнитель, что у него есть поручения. Как он понял поставленную задачу, как будет её решать. Возлагается на помощников руководителя.
• Промежуточным (текущим). Его цель – оценка выполнения работы. Что сделано к данному этапу, есть ли проблемы или задержка с выполнением задания. Обо всех выявленных отклонениях уведомляют руководителя. При необходимости он вносит изменения в задание.
• Итоговым (заключительным). Оценивает, насколько достигнута цель к установленному сроку. Полученные результаты сравнивают с запланированными. На их основе руководитель делает выводы, принимает дальнейшие решения, касающиеся функционирования проекта.

Система контроля поручений строится на совместной работе руководителя с его заместителями. Помощник фиксирует задачи, проверяет сроки их исполнения, назначает ответственных лиц. С установленной периодичностью докладывает о ходе работы руководителю. Для этого составляется письменный отчёт, содержащий информацию о том, сколько заданий получили сотрудники, кто из них справился с выполнением, а кто нет.

Система контроля исполнения поручений утверждается в письменном виде, о чём сотрудников стоит уведомить заранее. Основные положения системы фиксируются во внутренних документах предприятия. Подчинённые должны понимать, как происходит постановка поручений, кто и как их контролирует. В сопроводительной документации должны быть прописаны формы отчётов для сдачи итоговых и промежуточных результатов.

Письменное утверждение положений системы имеет важнейшее значение для компании. Привлечь работника к ответственности за неисполнение возложенных на него обязанностей можно только при их письменной фиксации. Это же касается премирования, вознаграждения сотрудников по результатам их труда.

Как добиться исполнения поручений от подчинённых

Чтобы исполнители слушали и слышали руководителя, его поручения должны быть адекватными, грамотными. Чем более размыта формулировка поручения, тем хуже оно будет исполнено.

Другие типичные ошибки, мешающие выполнению указаний руководства:

• растягивание сроков назначения ответственного за задачу, из-за чего на её выполнение остаётся мало времени.
• Ограничение полномочий или времени исполнителя.
• Назначение большого количества исполнителей на одну задачу.
• Отсутствие чёткого плана, по которому сотрудники могли бы работать самостоятельно, не ожидая распоряжений руководителя.

Работники будут более ответственно относиться к исполнению заданий при соблюдении следующих принципов:

• Правильная мотивация. Исполнитель должен знать о том, как выполненные им поручения отразятся на процветании компании, его материальном благополучии. Сотрудникам нужно напоминать, что бонусы или другие вознаграждения они получат при успешном выполнении задачи.
• Письменная фиксация договоров в специальных программах или приложениях. В них должна присутствовать информация о назначении ответственного, сроках выполнения задания. Подчинённые – быть в курсе выданных им поручений, знать, что их контролирует руководитель группы (отдела). Это не даст в дальнейшем повода заявить о том, что ничего не было известно о задаче или о ней забыли.
• Путь передачи информации подчинённому – максимально короткий. С этой целью можно использовать различные планировщики, электронные органайзеры, в которых все сведения о задаче будут «на виду».
• Обратная связь с руководством, если возникнут непредвиденные проблемы при выполнении задания. Руководителю стоит прислушиваться к замечаниям, корректировкам со стороны исполняющего звена.
• Выработка единой системы поощрений и наказаний, понятной каждому участнику коллектива.
• Умеренности в контроле. Не стоит превращать контроль исполнения документов и поручений в тотальную слежку за каждым действием персонала. Сотрудники должны уметь работать самостоятельно, не отвлекаясь по мелочам.
• Обязательное отслеживание каждой задачи с анализом результатов.

Для эффективного выполнения поручений важны коммуникации между исполнителями и ответственными лицами (секретарями, помощниками руководителей).

Положительные результаты в организации совместного сотрудничества демонстрирует система постановки целей SMART. Согласно данной методологии задания руководителей должны соответствовать следующим критериям:

• Конкретика. В поручении содержатся указания, как, когда нужно выполнить. Назначен ответственный сотрудник, контролирующий процесс.
• Измерение, оценка полученного результата.
• Достижимость. Уровень поставленной задачи должен соответствовать установленным срокам. Задание должно быть выполнимым. Цели – реально достижимыми.
• Адекватность. Поручение должно соответствовать квалификации, уровню знаний, возможностям работника, иметь прямое отношение к рабочему процессу.
• Установка срока исполнения. Каждый процесс должен быть ограничен временными рамками.

Упростить контроль над исполнением поручений на разных уровнях помогают автоматизированные программы. Они облегчают взаимодействие между руководством и сотрудниками, в том числе, работающими дистанционно.

Применяя таск-менеджеры для организации работы с подчинёнными, можно ранжировать дела по степени важности, используя метки, цветовое выделение. Это позволит руководителю быть в курсе, на какой стадии задача, чем заняты сотрудники.

Автоматизированные системы мониторинга работы с персоналом объединят все задания в единой системе, откуда их можно будет извлекать для просмотра в любое удобное время. Используя электронные планировщики, руководство компанией возможно осуществлять в удалённом режиме, с планшета или другого цифрового устройства.

ЛидерТаск для контроля исполнения поручений

Удобная программа для работы с персоналом. Предназначена для установки на любые электронные устройства. Позволяет наладить авторизированный контроль с делегированием полномочий в единой системе. В функционал программы входят:

• создание задач с присвоением степени важности, сроков исполнения, статусов;
• поручения, назначение ответственных;
• доработка поручений;
• создание проектов, подпроектов;
• список сотрудников, отделов в одном окне.

Задачи сотрудников можно посмотреть, щёлкнув по аватарке исполнителя. Степень исполнения порученного задания отобразит рамка. Её зелёный цвет означает, что задача поручена данному сотруднику. Если этот исполнитель – вы, цвет рамки аватарки будет красным.

В окне поручения можно:

• вести переписку между исполнителем и заказчиком;
• назначить дату исполнения задания, установив метку в календаре;
• прикреплять файлы, отчёты.

О порученном задании исполнителю напомнят все, имеющиеся в его распоряжении девайсы, куда придёт соответствующее уведомление.

Программа ЛидерТаск поможет систематизировать документооборот в компании, организовать учёт задач с отслеживанием степени, качества исполнения. Программа одинаково удобна предпринимателям, руководителям крупных компаний, менеджерам, благодаря множеству функций:

• индивидуального, группового доступа к поручениям;
• опции «задача в фокусе»;
• настройки уведомлений об изменениях в поручениях;
• визуальных подсказок: срочно, внимание, обратите внимание.

Чтобы задача была исполнена вовремя, важно закрепить исполнителя. Закрепив поручение за конкретным сотрудником, можно не опасаться, что оно будет пущено «на самотёк». Получая задание, сотрудник ставит ему отметку: «в работе». По её завершении устанавливает статус: «готово». Она появится в разделе: «Готово к сдаче». В подтверждение исполнения ответственному лицу придёт уведомление.

Используя приложение ЛидерТаск, легко контролировать исполнение поручений, всегда держать их на виду. Планировщик комфортен в использовании. Эффективно работает на Windows, Android, MacOs, iOS с синхронизацией на всех платформах.

С помощью приложения удобно организовать работу с дистанционными сотрудниками. Персонал будет чувствовать присутствие начальства, понимать, что от него ждут конкретных действий в установленные сроки. Планировщик будет мониторить работу удалённого сотрудника и докладывать о её выполнении руководству.

Заключение

🟠 Последняя версия:	15.4.6
🟠 Лицензия:	Бесплатно
🟠 Платформы:	Windows, Android, iOS
🟠 Язык:	Русский

Грамотный, систематический контроль над исполнением поручений обеспечивает полный охват всех задач компании для успешного ведения бизнеса. Ведущую роль в этом процессе играют секретари, помощники руководителей.

Внедрение системы контроля стоит начинать с правильной постановки задач. Заданиям должно быть присвоено имя сотрудника, срок исполнения. Для проверки, контроля степени исполнения заданий удобнее использовать автоматизированные средства, упрощающие управление персоналом.

Дополнительное средство контроля поручений – отчёты, информирующие о статусе выполнения задания. Формировать отчёты стоит по следующим критериям:

• уровню (отчёты в рамках отдела, организации);
• периодичности (ежедневные, ежемесячные, квартальные);
• утверждённого формата.

Выбирать способ мониторинга стоит с учётом особенностей, масштаба бизнеса.