Постановка задач и способы контроля их выполнения

Успешность любой компании зависит от результативной и слаженной работы персонала. То есть быстрого, эффективного выполнения поставленных задач в установленные сроки каждым участником команды. Но, часто их исполнение оставляет желать лучшего. Из-за невнимательности сотрудников к деталям, не соблюдения срока исполнения заданий или неравномерного распределения поручений исполнителям работа тормозится, выполняется некачественно.

Распространённой причиной споров с руководством является отсутствие понимания, на какой стадии выполнения находится каждая задача, какие коррективы нужно внести, чтобы выполнить её точно в срок. Решить эту проблему поможет систематический контроль выполнения задач. Он поможет грамотно организовать работу сотрудников, повысить их заинтересованность и вовлечённость в рабочий процесс.

Для чего нужен контроль выполнения задач

Чёткий, грамотный контроль персонала выгоден руководству и самим исполнителям. Компания выполняет поставленные цели, работает успешно и плодотворно. Сотрудники получают большую зарплату, возможность спокойно выполнять свою работу без лишней нагрузки и суеты.

Рациональная постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения помогают:

• своевременно обнаружить «слабые места» в рабочем процессе и быстро их устранить;
• сформировать благоприятную обстановку в коллективе;
• улучшить производительность труда сотрудников;
• стабилизировать финансовое положение компании;
• предотвратить возможные потери и убытки из-за несоблюдения сроков, других проблем.

Контроль над сотрудниками не должен превращаться в тоталитарную слежку, ставящую перед собой цель выявления и наказания виновных. Любые нововведения, касающиеся организации труда и планирования, должны восприниматься как сотрудничество. Участники рабочей команды должны понимать, что они приведут к успешному развитию компании и улучшению благосостояния её персонала.

Контролируя работу исполнителей, можно:

• Своевременно выявить снижение мотивации, разобраться в причинах этого явления.
• Избежать неравномерной нагрузки сотрудников.
• Выявить нарушителей трудовой дисциплины, демотивирующих команду.
• Вычислить посторонних лиц, проникших в компанию с целью шпионажа.
• Вскрыть факты воровства среди сотрудников.

Например, при установке систем GPS или трекинга персонал не должен воспринимать это как факт наказания или унижения. Важно объяснить необходимость этой меры для своевременного отслеживания результатов поставленных задач, так как срыв их сроков, некачественное исполнение может негативно сказаться на репутации компании.

Виды управленческого контроля

Управленческий контроль бывает:

• Выборочным. Руководитель сам решает, когда необходимо обратить внимание на сотрудника.
• Периодическим. Мониторинг деятельности персонала выполняется с определённой периодичностью (например, раз в неделю или каждый день).
• Поэтапным. Применяется по ходу выполнения отдельных задач в рамках общего проекта. Помогает избежать многих ошибок, мешающих реализации поставленных целей.
• Предварительным. С поэтапной проверкой сотрудников.
• Итоговым. Помогает оценить труд работника, исходя из результатов поставленной ему задачи. Применение данного способа оценки способствует улучшению мотивации, стимулирует персонал к саморазвитию.

Многие современные бизнес процессы базируются на методологии управления Agile, основанной на контроле с сохранением гибкости в планировании и выполнении проектов. Гибкий подход к ведению бизнеса подразумевает ориентацию на заказчика. Изменения в ходе выполнения работы в данном случае считаются естественным явлением.

Мотивация персонала является ключевым фактором развития компании. Обмен информацией производится в ходе естественного общения между сотрудниками. Результатом плодотворной и эффективной работы в этом случае становится качественный, работающий продукт.

Перечисленные тезисы противоречат консервативному способу управления, практикующемуся в некоторых компаниях. Но, использование гибкого, комплексного подхода позволяет бизнесу оперативно и быстро реагировать на любые изменения, происходящие на рынке.

Результат внедрения данной методологии – самоорганизующиеся, активные команды, выполняющие поставленные задачи качественно и результативно, отсутствие бюрократии.

К чему приведет отсутствие систематического контроля

Какой бы высокооплачиваемой и интересной не была работа, при отсутствии дисциплины со временем её выполнение становится рутиной. Зная, что никто не проконтролирует выполнение поставленной задачи, сотрудники «расслабляются», выполняют свои обязанности «спустя рукава», отвлекаясь на личные дела или несущественные проблемы.

Отсутствие регулярного контроля приведёт к следующим последствиям:

• деградации бизнес-процессов;
• несоблюдению договорённостей;
• ухудшению отношений с партнёрами и покупателями;
• неспособности конкурировать на рынке с другими компаниями.

Без контроля над сотрудниками невозможно обнаружить, насколько успешно нанятые специалисты справляются с поставленными задачами. Даже если сотрудник положительно проявил себя при приёме на работу на стадии собеседования, ему может недоставать квалификации или знаний для участия в более сложных проектах.

Это касается и управляющего персонала. Как известно, на некоторых руководителей власть действует отрицательно, превращая их в настоящих «монстров», не способных адекватно оценивать работу подчинённых из-за личной антипатии или других причин, приводящих к потере ценных кадров компанией.

Предупредить эти и другие проблемы поможет контроль деятельности персонала компании. Работники будут стараться выполнить свою работу быстро и качественно, зная о том, что их действия контролируются, рассчитывая на соответствующее вознаграждение за свой труд. А руководитель будет заинтересован в получении лучшего для компании результата и сохранении ценных кадров.

Основные принципы контроля

Полноценный анализ качества исполнения поставленных задач возможен при соблюдении следующих принципов контроля:

1. Соблюдение сроков. Если сотрудник не успевает выполнить работу до утверждённого дедлайна, он должен своевременно сообщить об этом руководителю.
2. Мониторинг процессов. Многоэтапные процессы делят на чек-поинты или точки риска, в которые существует большой риск убытков или неблагоприятных последствий для компании. Работу отслеживают до наступления этих моментов.
3. Анализ полученных результатов. Для этого составляется перечень задач, нуждающихся в регулярном или периодическом отслеживании, на основании их выполнения делаются соответствующие выводы. Если обнаруживается, что на одном и том же этапе постоянно возникают ошибки по вине одного из сотрудников, руководитель принимает решение о делегировании его полномочий или внесении изменений в рабочий процесс.
4. Автоматизация контролирующих процессов с использованием современных IT систем.
5. Отложенный мониторинг с фиксацией данных. Позволяет вернуться к решению задачи через некоторое время для внесения изменений и корректировок.

Способы контроля

Контроль работы персонала осуществляется в открытой форме, с налаживанием обратной связи между подчинёнными и руководством. Для этого используются различные мероприятия, включая:

• Собрания и планёрки. Лучший эффект дают короткие совещания продолжительностью до часа, проводимые ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
• Методику «Тайный покупатель». Используется в организациях торговли и услуг. Оценивает компетенцию, профессионализм обслуживающего персонала. Проверяется соблюдение стандартов компании.
• Технический контроль через системы видео или аудио наблюдения. Применяя этот способ наблюдения, можно узнать, чем занимается персонал на рабочих местах. Насколько ответственно сотрудники относятся к своим обязанностям. Как ведут себя по отношению к клиентам.
• Применение KPI для оценки труда сотрудников. Установленные показатели должны быть реалистичными и достижимыми, мотивирующими на развитие для достижения лучшего результата.
• Контроль в режиме реального времени. Применяется для оценки эффективности использования рабочего времени. Позволяет выявить случаи недобросовестного отношения к работе. Избежать нерационального расходования рабочего времени на просмотр развлекательного контента или «зависание» в соцсетях.

Для контроля выполнения задач в коллективах из 20 и более человек важно использовать специальные системы управления, которые не позволят отдельным поручениям затеряться в общем потоке. Таких как популярный планировщик LeaderTask, подходящий для небольших команд или творческих коллективов, корпоративный портал Битрикс24, система операционного менеджмента Asana и другие программы, упрощающие работу с индивидуальными и групповыми задачами.

Ошибки в организации контроля

Даже опытные и грамотные руководители не застрахованы от ошибок в организации контроля деятельности сотрудников. К ним относят:

• Нечёткую формулировку целей и поручений.
• Недопонимание сути рабочего процесса.
• Неравномерное распределение обязанностей.
• «Перебор» с надзирающей функцией, приводящий к негативу со стороны персонала.
• Пренебрежение к промежуточным результатам, обесценивание труда рядовых исполнителей.
• Отсутствие адекватной реакции на выявленные проблемы, несвоевременное устранение обнаруженных недостатков.
• Неправильное использование системы поощрений и наказаний. Постоянная критика персонала, приводящая к постепенному «выгоранию» работников.
• Стремление угодить всем подчинённым.
• «Скрытый» контроль с высказыванием резких замечаний при выявлении ошибок сотрудника, из-за чего он теряет уверенность, чувствует себя некомфортно.

Не допустить совершения этих и многих других ошибок в управлении компанией поможет внедрение программ автоматизации контроля. Использование данных систем позволяет контролировать выполнение задач в режиме реального времени. Участники команды могут своевременно вносить изменения, прикреплять к задачам файлы, документы, отчёты, делегировать задания.

Автоматизация контроля персонала упрощает постановку задач руководителям и членам команды, работающим над совместными проектами. Задуматься об использовании таск менеджера стоит в случаях, если:

• Срок исполнения задач удлинился без видимой причины.
• Часть поручений остаётся незамеченными.
• Сотрудники перегружены лишней работой.
• На контроль их работы тратится большая часть времени.
• В штате присутствует персонал, работающий дистанционно.

Используя автоматизированные средства для контроля над задачами, можно выстроить их в порядке приоритетности, отслеживая сроки, степень выполнения. При этом все файлы, документы и отчёты будут храниться в одном месте. Исполнитель наглядно увидит свой алгоритм действий. Ему будет проще понять, что, когда и как он должен выполнить. А руководитель получит представление о том, насколько загружен сотрудник, по силам ли ему выданное поручение или его нужно перенаправить другому исполнителю.

ЛидерТаск, инструмент для контроля выполнения задач сотрудниками

Программа ЛидерТаск содержит набор инструментов, позволяющих управлять сотрудниками в полном объёме. В приложении присутствует система контроля поручений, предназначенная для распределения заданий. Для организации правильной командной работы в таск менеджере предусмотрен электронный органайзер.

Используя электронный планировщик ЛидерТаск, можно объединить весь штат сотрудников в одной программе, своевременно просматривая задачи каждого члена команды. Для персонала в приложении предусмотрены следующие функции:

• перенос просроченных заданий на «Сегодня» в автоматическом режиме.
• Задачи с пометкой имени исполнителя.
• Статусы: «Отложено», «В работе», «Отменено», «Готово к сдаче».

Руководитель может воспользоваться такими функциями, как:

• Персональное назначение поручения конкретному сотруднику с невозможностью его корректировки или изменения посторонними лицами. После создания поручения вносить в него правки может только руководитель.
• Проверка выполненных задач с установкой статусов: «Завершено» или «Доработка».
• Предоставление доступа к заданиям.
• Совместные совещания с сотрудниками в групповом чате.

При помощи органайзера ЛидерТаск легко навести порядок в задачах, распределяя их на категории: «Неразобранное», «Непрочитанное» или «Просроченное». Поручения можно сортировать при помощи встроенного фильтра.

Через «статусы задач» можно отслеживать выполнение задания сотрудником. Руководитель всегда будет в курсе, чем он занимается в данный момент, к каким задачам ещё не приступал.

Использование программы упрощает присутствие функции голосового ввода и синхронизации на любых устройствах. Создавать поручения и работать в приложении можно в автономном режиме, без доступа к интернету.

ЛидерТаск – полноценная система управления сотрудниками, включающая все инструменты для контроля и функции для самостоятельного развития персонала. Каждый участник команды всегда будет в курсе заданий, которые ему нужно сделать к определённому сроку. А руководитель сможет легко проконтролировать качество их исполнения. Завершённые задачи можно просматривать в режиме реального времени.

Заключение

Эффективное управление компанией невозможно без контроля деятельности сотрудников. Упростить этот процесс, организовав полноценный документооборот в компании, равномерно распределив нагрузку на персонал, контролируя степень и качество порученных заданий, можно при помощи автоматизированных программ – планировщиков и систем управления.

Все файлы, важные документы, данные о задаче, будут сфокусированы в одной системе. Их можно открыть в нужное время. При необходимости внести коррективы. Используя данные о выполненной работе, провести её анализ для принятия новых управленческих решений.

Рациональный, грамотный контроль даст точное представление о работе персонала, его компетентности, отношения к своим обязанностям. Используя эту информацию, возможно значительно улучшить общие показатели компании, выведя её на качественно новый уровень в будущем.