Как эффективно работать в режиме многозадачности и нужно ли это делать

Среди вакансий часто встречается условие «Умение работать в режиме многозадачности». Кажется, что это качество стоит развивать для конкурентоспособного резюме, но все не так однозначно. Проблема в том, что многозадачность не помогает эффективно работать. 

Вместе с многозадачностью к человеку приходят стресс, злость, некачественно выполненные задачи, ухудшение внимания и снижение работоспособности мозга. И, как ни странно, многозадачность не помогает экономить время, а наоборот, съедает его. В статье поговорим о вреде многозадачности и что с этим можно сделать. 

Что такое многозадачность

Многозадачность — это способность выполнять несколько дел одновременно или быстро переключаться между ними. Например, менеджер создает презентацию нового продукта, параллельно отвечает на сообщения от клиентов и выполняет поручения коллег. В итоге ни одно задание не завершено, непонятно, за какое дело браться, а силы уже на нуле.

Американские исследователи изучали возможность вести машину и параллельно говорить по телефону. В ходе исследования выяснили, что только 2,5% участников справились с заданием — их производительность не снизилась. В 2018 году учёные Портленда выяснили, что подростки лучше справляются с многозадачностью, чем с заданиями, на которых необходимо долго фокусироваться. Современные дети выросли в эпоху информационных технологий и с детства тренировали мозг переключением с одного медиа на другое. От этого их рабочая память расширилась. Возможно, процент многозадачников с каждым годом будет расти. Но пока для взрослых многозадачность больше минус, чем плюс.

Важно: Нейробиолог Дэвид Стрейтер даже разработал тест на определение склонности к многозадачности. Он переведён на русский язык. По ссылке вы сможете пройти тест и узнать, входите ли вы в число многозадачников.

Как многозадачность вредит нам 

Изначально термин многозадачности использовался в операционных системах как одновременная обработка нескольких задач. Но мы не роботы, а человеческий мозг не компьютер. 

Мозг не может обрабатывать более 2 задач одновременно 

Сильвен Шаррон и Этьен Кечлин выявили зависимость между системой префронтальной коры головного мозга и количеством решаемых заданий. Каждое полушарие способно эффективно обрабатывать только 1 задачу. Так как обе доли коры мозга работают вместе. Решать 2 задачи — значит не использовать весь потенциал мозга. Каждая доля отвечает только за одну задачу. А с 3-мя мозг совсем не справляется и постоянно забывает про одну из задач.

Переключение между задачами отнимает 40% рабочего времени

Учёные из Американской ассоциации психологов выяснили, что у людей уходит до 40% времени только на переключение между делами. Например, молодые люди переключались между решением математических заданий и классификацией геометрических фигур.

При выполнении всех задач участники теряли время, когда им приходилось переключаться с одного задания на другое. По мере усложнения задач участники теряли всё больше времени. Временные затраты повышались, когда участники переключались на относительно незнакомые задачи. Время на частые переключения между заданиями можно потратить на важные для вас дела, если фокусироваться только на одной задаче. 

Мультизадачность мешает качественно отдыхать

Переключение между делами энергозатратно для мозга и отнимает много времени. Нам нужно больше отдыхать после режима многозадачности, но мы не можем, так как времени не остаётся. Получается какой-то замкнутый круг. При многозадачности выделяется кортизол, гормон стресса. С ним приходит повышенная тревожность и раздражительность, что также мешает отдыху.

Как избежать многозадачности

Тренируйте однозадачность

Главный принцип однозадачности — фокусироваться только на одном деле в настоящем времени. Если вы пишете отчёт, полностью погрузитесь в это дело. Не отвлекайтесь на звонки, другие задачи, коллег и думайте только об отчёте.

В этом принципе есть одно исключение. Когда в голову приходят идеи или крутятся мысли о каком-то деле — выпишите их в блокнот. Это действие отвлечет вас на минуту, но позволит не отвлекаться на долгие размышления. 

Ведите списки дел

Записывайте все дела, ставьте им четкие дедлайны и выполняйте задачи последовательно. Так вы будете знать, когда и что необходимо выполнить. А новые дела фиксируйте в списке, но не приступайте к ним, пока не завершите старые.

Списки дел можно вести в блокноте или в таск-менеджерах, которые всегда под рукой. В таск-менеджере можно устанавливать напоминания, разделять задачи по разным проектам и поручать задания сотрудникам. Вот так список дел выглядит в ЛидерТаске.

Выстраивайте границы

Случается, что работники берут на себя чужие дела, хотя и своих хватает. Коллеги просят помочь с делами или человек сам набирает множество проектов из чувства долга. Нужно научиться говорить «нет» чужим делам. И при этом важно не винить себя за это. 

Тренируйте мозг скукой

Люди, которые привыкли жить в режиме мультизадачности, воспринимают однозадачность как что-то скучное. Мы быстро привыкаем проверять соцсети каждые пять минут или смотреть что-то фоном, пока выполняем дела. Многозадачность не дает заскучать. Это весело, но не продуктивно. 

Долгие и скучные задания тренируют мозг на внимательность. Помогает тренировать мозг и осознанность — навык фокусирования на одной задаче, мысли или чувстве.

Как работать в многозадачном режиме 

В hh.ru выяснили, что с начала 2019 года среди всех вакансий, размещенных на их сайте, слово «многозадачность» чаще встречается в следующих областях:

• топ-менеджмент;
• управление персоналом;
• юриспруденция;
• закупки;
• маркетинг.

Поэтому если вы все же вынуждены работать в режиме многозадачности, то вот несколько советов, которые помогут минимизировать ее вред. 

Планируйте работу и отдых

Планируйте дела как на месяц вперед, так и на ближайшие 2 часа. Включайте в ваше расписание перерывы на отдых. В это время никто не должен отвлекать вас работой. 

Возможно, вы подумаете, что это расточительство времени и лучше использовать его на полезные дела. Но мозгу для продуктивности нужны перезагрузки. В это время никаких дел, книг, переговоров и даже видео с котиками. Выделив минут 15-20 на полный отказ от информации, ваш мозг отдохнёт и будет лучше и быстрее решать задачи. Вам поможет прогулка в парке, чашка кофе в кофейне, медитация. 

Решайте важные дела до обеда

Мы можем принимать ограниченное количество решений в день. И неважно это выбор блюда на завтрак или совет директоров. К вечеру лимит иссякает и наш мозг не способен справиться с важными решениями и делами. Ставьте планёрки и совещания на утро, чтобы принимать решения на свежую голову.

Разделите задачи по важности

Какие-то поступающие задачи можно безболезненно отложить, но есть дела, требующие немедленного решения. Стоит научиться их отличать. Матрица Эйзенхауэра поможет натаскать этот навык. 

Уберите отвлекающие факторы

Неважно, раздаете ли вы указания, отвечаете на вопросы или болтаете с друзьями. Всё это одинаково отвлекает и снижает эффективность. Не принимайте посетителей, когда вы занимаетесь важными делами. Если это возможно, пусть коллеги оставят вам сообщение или придут в другое время.

Выделите время, когда вы просматриваете почту и мессенджеры. И лучше договориться с коллегами, что вы общаетесь только в одном сервисе. Например, только в Телеграме.

Сократите количество переключений

Больше всего времени уходит на переключения между задачами, поэтому вот несколько приёмов, чтобы снизить количество переключений. 

• Используйте контексты. Контексты — это благоприятные моменты для эффективного выполнения задания. Например, когда нужно написать сообщение, вы заодно отвечаете на все полученные ранее. Это экономит время, потому что вы выполняете схожие задачи вместе и не отвлекаетесь. Подробно о контекстах рассказано в статье о  контекстном планирование.
• Группируйте похожие дела. Например, позвонить клиенту и проконсультироваться с подрядчиком, можно объединить в звонки. В ЛидерТаске для этого можно использовать метки.

Если вы хотите глубже погрузиться в тему однозадачности, то советуем прочитать эти книги. 

• Однозадачность: Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле, Зак Девор.
• Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все, Дэйв Креншоу.
• Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым, Мария Хайнц.
• Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль, Дэн Кеннеди.
• Мастер времени,Брайан Трейси.