Повышение продуктивности

Вы задумывались о том, сколько времени тратите на работу? Как быстро справляетесь с порученными задачами? Всегда ли укладываетесь в установленные сроки? Если в течение дня вам не удаётся расслабиться ни на минуту, но при этом вы всё равно ничего не успеваете, стоит задуматься о повышении продуктивности.

Чтобы достичь успеха в бизнесе, недостаточно грамотно обращаться с личным и рабочим временем. Нужно уметь концентрироваться на задачах, управлять своим потенциалом и энергией. Продуктивность – не случайное достижение. Это результат постоянного самосовершенствования, развития и целенаправленного распределения усилий.

Данный термин пришёл в экономику из сельского хозяйства, где он означал плодотворность, возможность выделения лучших экземпляров животных или растений для последующего разведения. Далее понятие продуктивности стали использовать для характеристики творческих профессий. В данном случае оно обозначало способность создания материальных благ или совершения определённых действий за ограниченное время.

Как повышение продуктивности поможет сделать жизнь успешнее и эффективнее? Попробуем разобраться с этими вопросами на практических примерах.

Советы по повышению продуктивности

По утверждению Криса Бэйли, автора бестселлера «Мой продуктивный год», эксперта в области тайм-менеджмента, продуктивность складывается из трёх основных компонентов. Это энергия, внимание и время. Если у вас много энергии, но вы будете тратить её на второстепенные дела, рассеивая внимание по мелочам, вы не сумеете сделать главного. Без способности к концентрации, умения сосредоточиться на основных задачах, вы не сможете реализовать свои возможности и энергию в работе. А без грамотного распределения сил вам просто не хватит энергии, чтобы завершить до конца все запланированные дела.

15 способов повышения продуктивности

Мы собрали работающие способы повышения продуктивности, которые помогут грамотно распределять своё время, возможности и энергию. Предлагаем подробнее ознакомиться с ними в следующей подборке:

1. Определите главную задачу на день

Это процесс выбора одной основной задачи, которую вы хотите достичь или завершить в течение дня.

Определение главной задачи помогает сосредоточиться на наиболее значимых и приоритетных задачах, избегая рассеянности и эффективно использовать свое время.

2. Правильно ставьте цели

Для достижения цели её нужно правильно сформулировать. Каждая минута, потраченная на планирование, сэкономит до 10 минут вашего времени. Научившись грамотно планировать, вы станете более концентрированными, сможете лучше сосредоточиться и быстрее достигнете нужного результата.

При составлении планов, помните о том, что ваши задачи должны быть реальными и достижимыми. Иметь конкретные сроки исполнения.

3. Концентрируйтесь на главном

Для организации рабочего времени используйте систему GTD. Она заключается в записывании всех задач и постоянном их обновлении. Так все дела будут у вас постоянно перед глазами, и вы сможете контролировать их исполнение.

Чтобы концентрироваться на главном, удобно использовать стратегию СВД (Список важных дел). Она работает следующим образом:

• При составлении ежедневного списка задач самую важную цель записывают в верхней строчке.
• Далее в списке расставляют номера от 1 до 5, куда дописывают текущие дела, которые будут способствовать достижению главной цели.
• Выполняют поставленные задачи в порядке их важности.

Правильно распределить ежедневные дела поможет матрица Эйзенхауэра. Согласно данной методике все задачи делятся на четыре группы:

1. Важные, которые нужно срочно исполнить.
2. Важные, но не срочные.
3. Неважные, но срочные.
4. Неважные и несрочные.

ВАЖНО	1.Делаем Не откладываем, выполняем немедленно.	2.Планируем Находим подходящее время для выполнения.
НЕВАЖНО	3.Делегируем Перепоручаем выполнение задания сотрудникам.	4.Отказываемся от выполнения Не тратим время на выполнение бессмысленных дел.
	СРОЧНО	НЕСРОЧНО

Заполнив матрицу, вы сможете наглядно увидеть, что сделать в первую очередь, а от чего стоит полностью отказаться.

4. Используйте «Правило трёх»

Не нужно пытаться заполнить день сложными и серьёзными задачами. При таком напряжённом темпе работы вам грозит скорое переутомление и профессиональное выгорание. В течение дня выделите три главных дела, которые нужно завершить к его окончанию. Чередуйте сложные задания с более простыми. Так вы защитите себя и свой мозг от перегрузки и выполните намеченную работу более качественно. По такому же принципу можно планировать дела на каждую неделю.

5. Отсеивайте лишнее

Приступая к второстепенным заданиям, спросите себя, насколько они важны для конечного результата и успеха команды. Входит ли их выполнение в вашу компетенцию? И только тогда приступайте к решению поставленной задачи. Данная процедура эффективна в отношении сотрудников, привыкших перекладывать свои задачи и ответственность на других.

6. Ставьте себе дедлайны

Если у вас присутствует привычка откладывать поручения «на потом», из-за чего приходится к концу дня всё доделывать в спешке, заранее установите сроки их исполнения. Например, вам нужно сдать несколько отчётов к пятнице. Чтобы не просрочить сдачу, крайний срок исполнения одного из них стоит поставить на среду.

Но, слишком увлекаться дедлайнами также не стоит. Ежедневно отслеживая извещения о скором завершении срока работы, можно превратиться в неврастеника, которому будет казаться, что он ничего не успевает. То есть такое «подстёгивание к работе» станет источником дополнительного стресса.

Чтобы не допустить перенапряжения и нервного истощения, ставить сроки необходимо с учётом сложности выполняемой работы и ваших возможностей.

7. Выделяйте время на отдых

Рассказывая про методы повышения продуктивности, нельзя оставить без внимания тему отдыха. Даже в самом напряжённом графике стоит выделить время для личных дел. Не ждите, что когда-то выдастся день свободнее. Если хотите почитать интересную книгу – найдите время для этого приятного занятия. Увлекаетесь рисованием – выделяйте любимому хобби ежедневно пару часов. Смена деятельности, так же как и перерывы на отдых, помогут расслабиться, собраться с силами для выполнения серьёзных и важных задач.

8. Не загружайте голову бытовыми проблемами

Нерешённые бытовые проблемы сильно отвлекают от рабочего процесса, не давая сосредоточиться на достижении целей. Чтобы не думать с утра, что надеть на работу в офис, составьте комплекты заранее. Выделите в графике время на хозяйственные дела и уборку. Запланируйте поход в магазин, предварительно составив список покупок, и продумайте меню для семьи на неделю. Заранее разобравшись с домашними делами, вы сможете лучше сконцентрироваться на работе.

9. Не оттягивайте выполнение неприятной работы «до последнего»

Предстоит сделать важный звонок клиенту или подойти к руководителю для уточнения задания, но вы не решаетесь это сделать? Не стоит тянуть с этим. Психологически сложные задания нужно выполнять быстро, без раздумий. Это поможет сэкономить силы и нервы, которые придётся потратить на переживания из-за нерешённой проблемы.

Чем быстрее вы разберётесь с неприятными заданиями, тем быстрее успокоитесь и вернётесь к основной работе.

10. Используйте собственные «биоритмы»

Каждый человек существует по собственным биоритмам. Грамотно используя свои «биологические часы», можно стать продуктивнее и успешнее в жизни. Прислушайтесь к своему организму. При планировании рабочего времени самые важные дела назначайте на пиковые часы, когда вы более активны. Если вы более энергичны в первой половине дня, это время стоит посвятить занятиям, требующим интенсивных умственных усилий.

Чтобы точно определить «часы активности» необходимо в течение нескольких недель вести дневник наблюдений, отмечая в нём уровень концентрации. Или воспользоваться специальным калькулятором продуктивности.

11. Работайте по подходящей системе тайм-менеджмента

Каким бы организованным и целеустремлённым не был человек, он не может работать непрерывно, без выходных и отдыха. Поэтому нужно заранее распланировать рабочее время так, чтобы можно было периодически отдыхать в течение рабочего дня. Существует много методик организации рабочего времени. За основу можно взять академический час, продолжительностью 45 минут, за которым должен следовать 15 минутный перерыв. Или воспользоваться популярной техникой Pomodoro. Используя данный метод, нужно через каждые 25 минут работы прерываться на 5 минутный отдых.

12. Не бойтесь ошибок в работе

Одним из главных стопоров, мешающих стать более эффективным в работе или жизни, является страх совершить ошибку. Часто, сомневаясь в своих способностях, человек топчется на месте и вообще ничего не делает.

Ошибки – естественная часть любой работы. Поэтому относиться к ним нужно как к своеобразному толчку, за которым последует развитие. Неудачи нужно оценивать, анализировать и изучать, чтобы сделать правильные выводы на будущее. При правильном подходе, со временем вы поймёте, что любые ошибки можно «повернуть» в свою пользу, устранив с их помощью пробелы, имеющиеся в знаниях или профессиональных навыках.

13. Правильно выбирайте круг общения

Хотите стать успешными – окружите себя успешными людьми. От того, с кем вы общаетесь, во многом зависит ваше развитие. Проводите время с интересными, образованными личностями. Вы научитесь у них чему-то новому. У вас появится мотивация стремиться к их уровню. Регистрируйтесь в профессиональных сообществах, посещайте конференции, семинары, другие обучающие мероприятия. Так вы расширите свой круг знакомств умными и успешными людьми.

Избегайте общения с пессимистами, постоянно жалующимися на проблемы и тяготы жизни. Депрессивные, панические состояния заразительны для окружающих. Не бойтесь прервать общение с «токсичными» коллегами. Сохраняйте позитивный настрой и уверенность в себе в любых условиях.

14. Бездельничать тоже можно продуктивно

Из бездействия и собственной нерешительности тоже можно извлечь выгоду. И это действительно так. По мнению Остина Клеона, автора популярнейшего издания «Кради как художник», у каждого человека в запасе должно присутствовать несколько дел, которыми можно заняться, когда «отсутствует вдохновение для работы». Можно даже заранее подготовить список таких задач. Но, не отвлекаться на них в ущерб основной работе.

15. Не переусердствуйте с общением в мессенджерах и социальных сетях

Согласно результатам исследования учёных Лондонского университета, постоянные разговоры по телефону, отправка смс и писем электронной почты в течение дня приводит к снижению IQ человека на 10 %. Такой же эффект достигается при сильном переутомлении, если вы не будете спать всю ночь.

Общение сильно отвлекает от работы. Поэтому, приступая к выполнению серьёзной задачи, стоит выработать для себя определённые правила обращения с почтой. Посещение социальных сетей стоит ограничить тремя сеансами: с утра, в обед и вечером. Продолжительность общения с коллегами по незначительным вопросам также нужно ограничить. В беседе отдавайте предпочтение действительно важным и серьёзным вещам.

16. Пользуйтесь электронным помощником ЛидерТаск

Изучая всевозможные пути повышения продуктивности, стоит отметить важность автоматизации данных процессов. Контролировать эффективность персонала удобно при помощи специальной программы планировщика.

Электронное приложение ЛидерТаск помогает оценить результативность каждого сотрудника. Отследить исполнительность и компетентность персонала. С помощью таск-менеджера легко ставить цели подчинённым и хранить информацию о клиентах.

Отслеживать степень выполнения задач можно на наглядном графике. За выполненные задачи присваиваются баллы, отображающиеся в разделе: «Продуктивность». Если вы укладываетесь в сроки, за каждое выполненное поручение вам присвоится один дополнительный балл. При нарушении сроков выполнения задания вы получите отрицательный балл. Чтобы не избежать срыва дедлайна, срок переноса задачи можно согласовать во встроенном чате, не покидая задачу.

Отследить продуктивность в приложении можно по нескольким параметрам:

• по всем выполняемым задачам;
• по личным, порученным вам или вами поручениям.

Получить информацию можно за период:

• за 10 дней;
• 10 недель;
• 10 месяцев.

Эффективность каждого участника команды отображается на шкале продуктивности, демонстрирующей вашу среднюю результативность в сравнении с другими сотрудниками. Для расчёта продуктивности в программе используется формула:

Выполненные задачи в срок / Все выполненные задачи * 100

В приложении ЛидерТаск имеется график продуктивности, представляющий собой диаграмму с тремя основными показателями:

• общее количество выполненных задач;
• из них в срок;
• общее количество просроченных задач с отрицательными отметками.

Программа синхронизируется со всеми цифровыми платформами. Работает в онлайн и оффлайн режимах. Интегрируется с большинством популярных сервисов и приложений. Имеет бесплатный пробный период и удобные тарифы с расширенным функционалом.

Заключение

Чтобы стать более продуктивным и успешным, нужно начать с наведения порядка в работе и жизни. Избавившись от суеты и хаоса, вы снимете с себя лишнюю нагрузку, направив энергию на решение важных и серьёзных задач.

Научившись планировать своё время, вы будете всё успевать и работать меньше, выполняя порученные вам задания оперативно и качественно. Автоматизируйте свой рабочий процесс при помощи электронного таск менеджера. Программа-помощник вовремя напомнит о важном событии, избавит от необходимости держать кучу информации в голове. Вы сможете легко контролировать свои достижения. Распределите задания подчинённым и будете всегда в курсе степени их выполнения.

И, главное. Чтобы стать успешным и продуктивным, нужно заниматься любимым делом. Это зарядит вас положительной энергией, которая поможет на пути достижения новых высот в работе и жизни.