Когда меня назначили начальником отдела, я совершенно не понимал, за какие дела браться в первую очередь. Но к концу моей истории Вы поймете, что лучше сразу обращаться к программам и приложениям, которые систематизируют работу на данной должности. Речь будет о планировщике LeaderTask:
На новом месте ко мне вереницей подходили подчинённые: у каждого был вопрос, не требующий отлагательств. Вышестоящее начальство требовало отчётов. Начальники соседних отделов пытались подкинуть дополнительную работу.
Я закрылся в туалете, включил воду и долго смотрел на неё, пытаясь успокоить торнадо в мыслях.
У меня разболелась голова и домой я вернулся с красными глазами.
На следующий день я с самого утра отгородился ото всех, чтобы подумать в спокойной обстановке. Буквально заперся в кабинете и отключил звук мобильника. Я хотел чётко осознать, что мне делать на новом месте и в какой последовательности.
Я сформулировал 8 шагов, которые нужно сделать начинающему руководителю, только что вступившему в должность.
Хочу поделиться своим пошаговым руководством.
Обратитесь к вашему руководителю (руководителю департамента, направления, генеральному директору или собственнику) и выясните ответы на 3 вопроса.
Вопросы:
Запросите у каждого подчинённого список работ, которые он выполняет. У каждой работы должна быть проставлена примерная длительность в часах или минутах.
Список работ должен быть письменным или же список работ Вы можете увидеть в программе LeaderTask. Этот список очень важен. Без него вы уже через день забудете, кто чем занимается в новом коллективе. Его можно наблюдать, в разделе “Поручено мной”. Там все задачи, которые Вы поручили сотруднику.
Молодые директоры редко делают такой шаг. Однако польза от него – колоссальная.
Создайте короткую анкету для сотрудников.
В начале анкеты напишите примечание:
Эта анкета предназначена только для меня (руководителя отдела). Она никому не будет передана. Я хочу найти слабые места отдела и устранить их, чтобы каждому работалось спокойнее и позитивнее.
Вопросы:
Предназначение этой анкеты – выявить слабые места в отделе: слишком медленные работы, кольца ожидания, бесполезные работы, упаднические настроения и прочее.
Вам, как новому руководителю, может быть не видно многих подводных камней в новом коллективе. Да и честно говоря, не будет видно никогда. Нужно спросить у самих сотрудников, что им мешает, что бесит, какие работы отнимают слишком много времени. Гарантирую, что несколько открытий о работе отдела вы точно сделаете.
Второе по важности предназначение анкеты – выявить то хорошее, что сейчас есть в отделе. Понять, что держит сотрудников на местах и что их мотивирует.
Если в вашем подразделении есть сотрудники, выполняющие одинаковую работу, назначьте для каждой группы сотрудников локального руководителя (лидера).
Например, у вас может быть несколько менеджеров по продажам, дизайнеров, специалистов по поддержке и т.д.
Лидер – это сотрудник с самым высоким уровнем профессиональности. Дополнительно он является наставником для коллег.
Поле назначения руководителей внутри отела появится иерархия сотрудников.
Это нужно для повышения удобства в управлении. Чтобы обсудить какой-либо важный вопрос или донести информацию до ваших работников, вам потребуется поговорить только с руководителями групп. Это гораздо продуктивнее и быстрее, чем поговорить со всеми подчинёнными в отдельности.
К тому же из лидеров потом вырастают отличные руководители более высокого ранга.
Как определить, какого сотрудника назначить лидером группы? Всё просто. По результатам анкеты. Лидер обозначит больше проблем и предложений, чем его коллеги. Если вы всё же промахнётесь (что не страшно для директора новичка) – в последствии можно сменить лидера группы.
В планёрке должны участвовать только руководители групп. Если у вас все сотрудники занимаются различными работами, то должны участвовать все сотрудники.
Для чего нужна летучка:
На летучке каждый присутствующий отвечает на 3 вопроса:
Вы, как управленец, можете не отвечать на эти три вопроса. Главная ваша задача – следить, чтобы каждый сотрудник выдавал ежедневный результат, а также реагировать на возникшие помехи и сложности.
Дополнительно назначьте ответственного за планёрку. Он будет вести её в случае, если вас не будет на месте.
Также можно обсуждать совместные проекты в программе LeaderTask, если у Вас сотрудники работают на удаленном доступе.
С настоящего момента программа для управления делами – ваш лучший друг и помощник.
В чём польза программы:
Делегирование (поручение заданий) поможет высвободить ваше рабочее время на более важные дела, например стратегическое планирование.
Рекомендую бесплатную специализированную программу для руководителей – ЛидерТаск. Программа очень простая. В ней вы сможете составлять списки дел, настраивать напоминания, управлять проектами и раздавать поручения.
Это будет ваш оперативный список задач.
Распределите задачи по конкретным дням. В день записывайте не более 5 задач. После выполнения задачи – отмечайте её выполненной в программе.
Такая система будет подталкивать вас выполнять все дела и в срок.
Через 2-3 дня вы обязательно прочувствуете, насколько приятно отмечать задачу выполненной.
Как показывают исследования, команды добиваются значительно больших результатов, если каждый участник ощущает себя частью большого целого. Это значит, что каждый сотрудник осознаёт, что его работа очень важна и она помогает команде приближаться к цели.
Каждый сотрудник должен знать:
Чтобы показать прогресс достижения цели, используются информационные панели. Они представляют собой стенды, закреплённые на видном месте и отображающие динамику движения к цели.
В реальности панелью может служить:
Любая цель должна быть измеримой. В идеале цель должна выражаться в цифрах.
Выставите информационную панель на видное место. Каждый день (или неделю) делайте новую отметку – процент достижения цели. Лучше всего отобразить динамику достижения цели в виде графика.
Подбадривайте сотрудников и хвалите их за успехи. Похвала от нового руководителя отдела – сильный мотиватор.
График движения к цели обычно вызывает азарт у сотрудников. Они начинают следить за изменениями, строить предположения «Успеем ли» и в конечном итоге задумываться, как выполнить работу быстрее, чтобы достигнуть цель досрочно.
Технология информационных панелей способствует быстрому сплочению коллектива.
Вы выполнили первые шаги директора. Что делать дальше?
Узнайте подробнее о следующих направлениях развития отдела:
Надеюсь, вы быстро освоитесь в новом коллективе. А затем превратитесь из директора новичка в директора профессионала. И помните, что есть органайзер, который облегчит выполнение поручений и руководство для молодого директора. Руководить и управлять с ним будет легче!
Календарные дни в Сентябре 2024 Календарных дней: 30 Выходных и праздничных: 9 Рабочих дней: 21 Сентябрь Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Норма отработки… Читать далее Календарь на сентябрь 2024
Работа менеджера по продажам связана с множеством вызовов: упущенные клиенты, хаос в задачах, неуправляемые сделки. Всё это не только снижает эффективность, но и негативно сказывается на результате. Чтобы справляться с растущей нагрузкой и автоматизировать рутинные процессы, важно использовать правильные инструменты. Мы подготовили подборку из 9 лучших программ для менеджеров по продажам. Каждое из этих решений… Читать далее Топ-9 программ для менеджеров по продажам: решения, которые работают
Можно быть сколь угодно хорошим маркетологом и знать рынок, но без внимания к потребностям целевой аудитории продукт не будет успешным. Эффективный способ не терять связь с потребителями — система кастдева. О том, как успешно провести кастдев, рассказываем в сегодняшней статье. А сделать это быстрее и проще поможет ЛидерТаск — сервис для планирования и работы в… Читать далее Как успешно провести кастдев и создать продукт, который понравится пользователям